Funktionen des OnOffice × DeepImmo API-Connectors
Wie wird der API Connector konfiguriert, welche Einstellungen gibt es und worauf zu achten ist.
Ziel & Überblick
Die API-Synchronisation verbindet Ihren OnOffice-Account mit DeepImmo und sorgt dafür, dass Objekte automatisch zwischen beiden Systemen abgeglichen werden.
Ziel:
- Vermeidung doppelter Datenpflege
- Einheitlicher Datenstand zwischen OnOffice und DeepImmo
- Effizientere Arbeitsprozesse im Vertrieb und Backoffice
Es stehen zwei Synchronisationsmodi zur Verfügung:
- Automatische Synchronisation (laufend)
→ Synchronisiert Änderungen kontinuierlich ab Aktivierung (in definierter Richtung) - Vollsynchronisation (einmalig)
→ Importiert einmalig den gesamten OnOffice-Datenbestand in DeepImmo
Voraussetzung (Check-up)
Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass die API-Verbindung bereits eingerichtet ist.
👉🏼 Falls nicht, folgen Sie dem Installation Guide zur Einrichtung der OnOffice API-Schnittstelle im Real Estate OS (DeepImmo > Einstellungen > CRM Integration)
Erfolgreicher Zustand:
- OnOffice und DeepImmo sind technisch verbunden
- Die Synchronisation kann in den DeepImmo Einstellungen konfiguriert werden
Empfohlene Vorbereitung (wichtig)
Vor Start der Synchronisation wird dringend empfohlen:
- Alle aktiven OnOffice-Nutzer (z. B. Makler, Akquisiteure, Backoffice) auch in DeepImmo als User anzulegen
- Sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen übereinstimmen
Warum?
Die Zuordnung von Objekten erfolgt über die E-Mail-Adresse des jeweiligen Nutzers.
⚠️ Ohne passende Nutzer-Zuordnung kann es passieren, dass viele Objekte einem einzelnen DeepImmo-User zugewiesen werden.
Grundprinzip der Synchronisation
- Die Synchronisation erfolgt auf Account-Ebene, nicht auf User-Ebene
- Ein OnOffice-Account wird mit einem DeepImmo-Account verbunden
- Objekte werden intern über E-Mail-Matching den jeweiligen Nutzern zugeordnet
Falls kein passender DeepImmo-User existiert:
- Kann ein Standard-User definiert werden, dem diese Objekte zugeordnet werden
- Die Zuordnung kann nachträglich manuell korrigiert werden
1. Automatische Synchronisation (laufend)
Funktionsweise
Nach Aktivierung werden alle Änderungen ab diesem Zeitpunkt kontinuierlich synchronisiert.
Dabei können Sie die Synchronisationsrichtung festlegen:
- OnOffice → DeepImmo
- DeepImmo → OnOffice
- Bidirektional (beidseitig)
Die Einstellung erfolgt über den Regler in:
DeepImmo → Einstellungen → CRM-Integration
Wichtig zu verstehen
- Es werden nur Änderungen ab Aktivierung synchronisiert (kein rückwirkender Import)
- Bestehende Daten bleiben unverändert, sofern keine Vollsynchronisation durchgeführt wird
- Die gewählte Richtung bestimmt verbindlich, von wo aus Ihre Daten fließen
Best Practice
- Starten Sie die automatische Synchronisation erst nach sauberer User-Anlage
- Definieren Sie klar, welches System führend sein soll
- Nutzen Sie initial ggf. eine einseitige Synchronisation zur Kontrolle und legen ein Testobjekt in DeepImmo oder in onOffice zur Synchronisation an
2. Vollsynchronisation (einmalig / on Demand)
Funktionsweise
Die Vollsynchronisation importiert alle Objekte aus Ihrem OnOffice-Unternehmensaccount einmalig in DeepImmo und verlinkt diese fortlaufend miteinander.
Zu finden unter:
DeepImmo → Real Estate → Vollsynchronisation
Wichtige Informationen
- Betrifft alle Objekte im OnOffice-Account (nicht nur einzelne Nutzer)
- Wird per Knopfdruck ausgelöst
- Ist nicht rückgängig zu machen
⚠️ Achtung (kritisch):
Ein Rückgängigmachen ist nicht möglich.
Bereits importierte Objekte müssten manuell einzeln gelöscht werden.
Nutzer-Zuordnung (kritischer Punkt)
Wenn nicht alle OnOffice-Nutzer in DeepImmo existieren:
👉🏼 Kann es passieren, dass
Objekte mehrerer OnOffice-User einem einzelnen DeepImmo-User zugeordnet werden
→ Das führt schnell zu unübersichtlichen Datenstrukturen
Daher unbedingt vorab sicherstellen:
- Alle relevanten Nutzer sind in DeepImmo angelegt
- E-Mail-Adressen stimmen überein
Nachbearbeitung & Kontrolle
- Synchronisierte Objekte werden in DeepImmo entsprechend mit einem "Icon" gekennzeichnet
- Objekte können:
- manuell einem anderen Nutzer zugeordnet werden
- manuell erneut synchronisiert werden
- von der Synchronisation entkoppelt werden
Empfehlung zur Nutzung
Empfohlene Reihenfolge:
- Nutzerstruktur in DeepImmo vollständig anlegen
- API-Verbindung sicherstellen (Installation Guide)
- Optional: Vollsynchronisation durchführen (für initialen Datenbestand)
- Automatische Synchronisation aktivieren (laufender Betrieb)